在留証明・署名証明（サイン証明）の取り方｜海外から戸籍謄本・除票を取り寄せる方法とアポスティーユ（2026年）

住民票・印鑑証明が取れなくなったら：代わりになる証明書の全体像

海外転出届を出して住民登録を抹消すると、住民票の写しは発行されません。外務省によると、印鑑登録も住民登録の抹消と同時に抹消されます。このため、法務局や銀行などは海外に住む日本人に対して、印鑑証明の代わりに署名証明を求めています。

日本の役所・法務局・金融機関などから書類を求められたときに使う主な証明書は、次のとおりです。どの書類が必要か、またどの形式が必要かは提出先が決めるので、申請の前に提出先に確認してください。

• 住所の証明（住民票の代わり）：在外公館が発行する在留証明。不動産登記、恩給・年金の手続、遺産分割協議、在外子女の日本の学校受験などで使います
• 実印・印鑑証明の代わり：在外公館が発行する署名証明（サイン証明）。不動産登記、銀行ローン、自動車の名義変更、遺産分割協議書などで使います
• 戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）・住民票の除票：本籍地や最後の住所地の市区町村から郵送で取り寄せます。一時帰国中なら、戸籍の広域交付やコンビニ交付も使えます
• 日本の公文書を海外の役所などに出すとき：外務省のアポスティーユまたは公印確認
• 自分で作った書類（私文書）を海外で使うとき：日本の公証役場で認証を受けたうえで外務省の証明を受けるか、居住国の公証人を使います

在留証明：発給条件・必要書類・手数料

在留証明は、外国に住む日本人がどこに住所（生活の本拠）を持っているか、または持っていたかを、その地域を管轄する在外公館が証明する書類です。外務省は、日本に住民登録がない人が、日本の提出先から外国の住所証明を求められたときに発給する行政証明だと説明しています。

在留証明は在外公館だけが発行します。外務省（東京・大阪分室）では申請を受け付けていないため、休暇や出張で一時帰国したときに日本で取ることはできません。

• 申請できる人：日本国籍を持つ人（二重国籍者を含む）。日本国籍を離脱・喪失した人は対象外で、例外的に「居住証明」で対応する場合があります
• 滞在期間：現地に3か月以上滞在し、現在も住んでいること。3か月未満でも、今後3か月以上の滞在が見込まれれば対象になります
• 原則として日本に住民登録がないこと
• 本人が在外公館で申請するのが原則です。やむを得ない事情があれば委任状による代理申請ができる場合もあるので、事前に公館に相談してください。遠隔地に住んでいる人などは郵便での申請もできますが、証明書は手数料を納めた後に窓口で渡すため、本人か代理人（委任状が必要）が一度は公館に行く必要があります
• 必要書類：日本国籍と本人確認のための書類（有効な日本の旅券など）、住所を確認できる書類（滞在許可証、運転免許証、納税証明書、住所が書かれた公共料金の請求書、現地警察の居住証明など）、滞在開始時期を確認できる書類（旅券の滞在ビザ、米国のグリーンカード、EU諸国のレジデントパーミットなど）
• 証明書の本籍地欄を番地まで書いてほしい場合は戸籍謄（抄）本が必要です。2025年3月24日からは、戸籍謄（抄）本の代わりに「電子戸籍パス」も使えます
• 申請書（在留証明願）には、提出理由と提出先を書きます。恩給や年金の手続に使う場合などは「この場所に住所を定めた年月日」の記入を省略できます
• 手数料：外務省の案内では1通につき邦貨1,200円相当で、現地通貨の現金で支払います。実際の金額は公館ごとに現地通貨で決まっているので、申請先の公館のホームページで確認してください
• 発給までの日数、開館日、受付時間は公館ごとに違います。窓口に事前予約が必要な公館もあります

オンライン申請とe-証明書（2025年5月27日から）・年金と消費税免税での使い方

在留届を「オンライン在留届（ORRネット）」で出している人は、ORRネットから証明をオンラインで申請できます。手数料はクレジットカードで払えます（現金払いも可）。ただし、イランとロシアにある在外公館はオンライン決済に対応していません。オンライン申請できる証明の種類は公館ごとに違います。

2025年5月27日からは、証明のオンライン申請を導入している在外公館（イランとロシアにある公館を除く）で、電子化した証明書（e-証明書）も選べるようになりました。e-証明書なら、在外公館の窓口に一度も行かずに受け取れます。

• e-証明書を受け取る条件：ORRネットからオンライン申請すること、手数料をクレジットカードで払うこと、戸籍謄（抄）本の原本が必要な証明では「電子戸籍パス」を入力すること
• 在留届を書面で出した人や、失効したパスポートの番号で在留届を出した人は、証明のオンライン申請ができません
• 提出先によっては、e-証明書やそれを印刷したものを受け付けず、紙の証明書を求めることがあります。申請前に提出先に確認してください
• 年金の現況届：海外に住んで日本の年金を受け取っている日本国籍の人は、毎年、誕生月の末日までに在留証明を付けた現況届を日本年金機構に出します。在留証明は、誕生月を含めて過去6か月以内に証明を受けたものが有効です。マイナンバーカードなどの電子証明書があれば、e-証明書の在留証明を添付してe-Govで電子申請することもできます（詳しくは年金のガイドを参照）
• 消費税免税（2026年11月1日から）：国外に引き続き2年以上住んでいる日本国籍の人が免税店で免税を受けるときの書類として、在留証明と戸籍の附票の写しに加えて、国外転出者向けマイナンバーカードも使えるようになります
• 11月1日以降の免税用の在留証明は本籍地の記載が不要です。2年以上の判定は「この場所に住所を定めた年月日」から最終入国日（パスポートの上陸年月日）までの期間で行います。自動化ゲートで入国して上陸年月日が確認できない場合は、免税を受けられないことがあります
• 免税に使える在留証明は、作成日が最終入国日の6か月前の日以後のものに限られます。複数の国に住んだ期間を通算して2年以上になる場合は、免税用の在留証明は発給されません。申請書の提出理由欄には「免税販売手続」、提出先欄には「免税店」と書きます

署名証明（サイン証明）：印鑑証明の代わり、形式1と形式2

署名証明は、日本に住民登録がなく海外に住む人に、日本の印鑑証明の代わりとして日本での手続のために発給される証明です。申請者の署名（及び拇印）が、確かに領事の面前でされたことを証明します。2009年（平成21年）4月1日からは、証明書に署名者の生年月日と日本の旅券番号が記載されるようになりました。

証明の方法は2種類あります。どちらにするかは提出先の意向で決まるので、事前に提出先に確認してください。

• 形式1（貼付型）：在外公館が発行する証明書と、申請者が領事の面前で署名した書類（遺産分割協議書、登記の委任状など）を綴り合わせて割り印をする方式
• 形式2（単独型）：申請者の署名を単独で証明する方式
• 申請できる人：日本国籍を持つ人。元日本人でも、失効した日本の旅券や戸籍（除籍）謄抄本があれば、遺産相続や日本にある財産の整理の手続のために発給できる場合があります
• 本人が在外公館に出向く必要があります。署名は領事の面前で行うため、代理申請や郵便申請はできません
• 必要書類：日本国籍と本人確認のための書類（有効な日本の旅券など）。形式1の場合は、日本から送られてきた署名すべき書類も持参します。書類には事前に署名しないでください。署名済みの書類を持ってきた場合は、その署名を抹消して領事の面前で余白に署名し直すことになります
• 手数料：外務省の案内では1通につき邦貨1,700円相当で、現地通貨の現金で支払います。実際の金額は公館ごとに確認してください
• 領事は、公証人のようにあらゆる私文書の署名を証明できるわけではありません。署名証明は、海外に住む日本人が印鑑証明を必要とするときに、その代わりとして発給されるものです
• 不動産登記では、日本の領事が作成した署名証明を印鑑証明書の代わりに添付できます。在外公館から遠くに住んでいるなどで領事の署名証明を取るのが難しいときは、外国の公証人が作成した署名証明で登記を申請することも認められています（法務省）。登記以外の手続で外国の公証人の証明を使えるかは、提出先に確認してください

戸籍謄本・住民票の除票の取り寄せ方：郵送・広域交付・コンビニ交付

戸籍証明書は、本籍地の市区町村に郵送で請求できます。例えば東京都文京区は、海外からの請求について、請求書（本籍、筆頭者、誰の何が何通必要か、現住所、署名、メールアドレス）、手数料と返送料、宛先を書いた返信用封筒、本人確認書類の写し（住所が書かれた外国の運転免許証、またはパスポートと住所が書かれた公共料金・家賃の領収書）を送るよう案内しています。手数料の送り方（国際返信切手券、日本円の国際現金書留など）は市区町村ごとに違うので、本籍地の案内を確認してください。

手数料は政令で標準額が決められており、戸籍証明書（謄本・抄本）は1通450円、除籍証明書（除籍謄本など）は1通750円です。住民票の除票は、最後に住んでいた市区町村に請求します。除票の保存期間は、住民基本台帳法施行令の改正（2019年6月20日施行）で5年から150年に延びましたが、改正前に5年の保存期間が過ぎたもの（箕面市の案内では2014年6月20日以前に除かれたもの）は発行できません。

• 戸籍の広域交付（2024年3月1日から）：本籍地以外の市区町村の窓口でも、本人・配偶者・父母や祖父母（直系尊属）・子や孫（直系卑属）の戸籍証明書・除籍証明書を請求できます
• 広域交付は、請求できる本人が市区町村の戸籍窓口に行く必要があり、郵送や代理人による請求はできません。このため海外からは使えませんが、一時帰国中なら、パスポートなど顔写真付きの身分証明書を窓口で示して請求できます
• 広域交付で請求できないもの：一部事項証明書・個人事項証明書（抄本）、コンピュータ化されていない一部の戸籍・除籍
• マイナンバーカードの国外継続利用（2024年5月27日から）：日本国籍の人は、国外転出前に住所地の市区町村で手続をすれば、転出後もマイナンバーカードを使い続けられます。手続をせずに国外転出予定日を迎えるとカードは失効します。2026年5月26日からは、2015年10月5日以降に国外転出した海外在住の日本国籍の人が、国外転出者向けマイナンバーカードをオンラインで交付申請できるようになりました
• コンビニ交付：国外転出者向けマイナンバーカードに利用者証明用電子証明書があれば、一時帰国中に日本のコンビニで戸籍証明書と戸籍の附票の写しを取れます。本籍地の市区町村への利用登録申請が事前に必要で、登録までに数日かかります（神戸市は開庁日で3〜5日と案内）。住民票、住民票の除票、印鑑登録証明書、課税証明書は取れません
• 電子戸籍パス（戸籍電子証明書提供用識別符号）：行政機関が電子的に戸籍を確認するための16桁のパスワードで、有効期間は3か月です。マイナポータル（無料）か市区町村の窓口（有料、標準額400円）で取得します。2025年3月24日からは、在外公館で証明を申請するときに戸籍謄（抄）本の代わりに使えます

日本の公文書を海外で使う：外務省のアポスティーユと公印確認

戸籍謄本や住民票、納税証明書、登記事項証明書、犯罪経歴証明書などの日本の公文書を、海外での婚姻・査証申請・会社設立・不動産購入などに使う場合、提出先から外務省の証明を求められることがあります。外務省の証明には「アポスティーユ」と「公印確認」の2種類があり、形式が違います。

アポスティーユは、外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）に基づく証明です。提出先がハーグ条約の締約国なら、アポスティーユがあれば駐日大使館・総領事館の領事認証がなくても使えます。締約国以外に出す文書は公印確認になり、その後に必ず駐日の大使館・総領事館で領事認証を受けます。締約国でも領事認証を求められることがあるので、提出先に確認してください。外務省の締約国一覧（2026年9月11日時点）には、米国、英国、カナダ、オーストラリア、中国、韓国、シンガポール、フィリピン、ベトナム、ブラジルなどが含まれています。

• 証明できる書類：発行日から3か月以内で、発行機関名が書かれ、公印が押された公文書の原本。コピーや、署名・個人印だけの書類は対象外です。ホチキスを外したり書き加えたりした書類も受け付けられません
• 手数料：無料（郵送申請の郵送料は自己負担）
• 海外からの郵送申請は受け付けていません。返送先も日本国内に限られ、海外には送ってもらえないため、日本に住む家族などに代理で申請してもらいます。代理申請には、本人が直筆で署名した委任状（様式は自由、押印不要）か、申請書の委任状欄への本人の署名が必要です
• 申請先は外務本省（東京）か大阪分室です。郵送申請の場合、不備がなければ原則として受領から3開庁日後に返送されます
• 2026年10月5日から、外務省（東京）の窓口で申請するにはオンライン予約が必要になりました。予約がないと申請できず、窓口で申請しても交付は郵送のみなので、追跡できる返信用封筒（レターパックなど）を持参します。大阪分室の窓口は予約不要です
• 外務省でアポスティーユや公印確認を受けた書類に、現地の日本大使館・総領事館が重ねて証明することはできません。提出先が日本の外務省ではなく現地の日本大使館・総領事館の証明を求めている場合は、事前に確認してください
• 外務省の証明自体に有効期限はありませんが、提出先や駐日外国大使館が有効期限を定めている場合があります

私文書を海外で使う：公証役場の認証とワンストップサービス、よくある間違い

委任状や宣誓書、翻訳者の宣言書など個人や会社が作った書類（私文書）は、外務省では直接証明できません。日本の公証役場で公証人の認証を受け、公証人が所属する法務局長の公証人押印証明を受ければ、外務省のアポスティーユまたは公印確認の対象になります。日本公証人連合会によると、公証人の認証は文書が本人の意思で作られたこと（成立の真正）を証明するもので、内容が正しいことまでは証明しません。

北海道（札幌法務局管内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県の公証役場では、頼めば公証人の認証、法務局の公証人押印証明、外務省のアポスティーユまたは公印確認を一度に受けられます（ワンストップサービス）。埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野、新潟の7県の公証役場では、公証人の認証と公証人押印証明を一度に受け、その後に外務省で手続をします。

• 公証役場の手数料（日本公証人連合会）：私署証書の認証は1万1,000円（金額の記載がなく算定できない書面は6,500円、委任状は4,000円）。外国語の文書は6,000円が加算されます。宣誓認証は1万1,000円です
• 本人が公証役場に行く場合、本人確認はパスポートと認印などでも可能です。代理人が行く場合は、本人の実印を押した委任状と本人の印鑑登録証明書が必要と案内されているため、印鑑登録のない海外在住者は事前に公証役場に相談してください
• 外国の機関によっては代理による認証を認めず、本人が公証人の面前で署名する方式を求めることがあります。提出先がどの方式を求めているか確認してください
• よくある間違い：署名証明を受ける書類に、公館へ行く前に署名してしまう（領事の面前で署名し直すことになります）
• よくある間違い：一時帰国中に日本で在留証明を取ろうとする（在外公館でしか発行されません）
• よくある間違い：発行から3か月を過ぎた戸籍謄本でアポスティーユを申請する（原則として受け付けられません）
• よくある間違い：形式1と形式2のどちらが必要か、紙とe-証明書のどちらでよいかを提出先に確認しないまま申請する
• 本ページは制度の一般的な説明です。手数料の現地通貨額、予約の要否、対象書類は在外公館や市区町村ごとに違うので、申請先の最新の案内を確認してください

よくある質問

出典

• 外務省 在外公館における証明（在留証明・署名証明など）
• 外務省 証明のオンライン申請・決済について
• 外務省 在外公館における電子化した証明書（e-証明書）の発給開始について
• 外務省 在外公館で証明を申請する際に必要な戸籍謄（抄）本の取扱いについて（電子戸籍パス）
• 外務省 令和8年11月1日以降の消費税免税制度利用における在留証明
• 外務省 オンライン在留届（ORRネット）
• 外務省 オンライン在留届 よくある質問
• 外務省 国外転出者向けマイナンバーカード（オンライン交付申請）
• 外務省 公印確認・アポスティーユとは
• 外務省 申請手続きガイド1 証明できる書類
• 外務省 申請手続きガイド2 申請の流れ
• 外務省 申請手続きガイド3 申請方法・必要書類
• 外務省 公印確認・アポスティーユ よくあるご質問
• 外務省 ハーグ条約（認証不要条約）の締約国（地域）
• 法務省 外国に居住しているため印鑑証明書を取得することができない場合の取扱いについて
• 法務省 戸籍法の一部を改正する法律について（令和6年3月1日施行・広域交付）
• 東京法務局 公証人押印証明
• 日本公証人連合会 外国文認証
• 日本公証人連合会 必要書類
• 日本公証人連合会 手数料
• 日本年金機構 海外にお住まいの年金を受けている方が誕生月を迎えたとき
• 地方公共団体情報システム機構（J-LIS） コンビニ交付 本籍地の戸籍証明書取得方法
• e-Gov法令検索 住民基本台帳法施行令（第34条 除票の保存期間）
• e-Gov法令検索 地方公共団体の手数料の標準に関する政令（戸籍証明書等の手数料）
• 川崎市 住民票の除票の保存期間（よくある質問）
• 箕面市 住民票の除票
• 文京区 戸籍証明の郵送請求（海外からの請求）
• 神戸市 証明書コンビニ交付サービス（国外転出者の利用登録）
• 宮古市 国外転出者のマイナンバーカード利用について

本ページは一般的な情報提供を目的としたもので、税務・法務の助言ではありません。個別の状況については税理士・税務署・年金事務所・市区町村などに確認してください。